Budget and Finance - Presupuesto y Finanzas

How are California Schools Funded?
¿Cómo reciben fondos las escuelas de California?

Public schools in California have four major sources of funding:

San Jose Unified’s General Fund is funded as follows:
1. The Revenue Limit, which is a combination of local property taxes and state support, provides about 62% of the District’s General Fund revenue. 
2. The state government funds a further 35% of revenue for Class Size Reduction, Mandated Cost Reimbursements, Transportation services, and various targeted state grants.  The state lottery is included in this amount.  The lottery provides less than 2% of all General Fund revenue.
3. The federal government provides about 8% of funding, primarily for No Child Left Behind and Special Education.
4. Other local payments comprise about 5% of the total, including grants and donations from foundations, businesses and individuals and school fundraising activities.


Revenue per student for San Jose Unified: 2000-01 through 2009-10 (source Ed-Data)

The Ed-Data web site has more detailed information on San Jose Unified’s funding and financial results.  Go to www.ed-data.k12.ca.us and follow the prompts to see this information.

Each district in the state has a different combination of federal, state and local funding sources. The amount is based on:

1. Average Daily Attendance (or ADA): the average number of students in attendance during the designated school year.
2. The level of funding allowed in each district: The revenue limit, as determined by legislation in a calculation based on a 1972 figure, adjusted for inflation. The revenue limit varies from district to district.
3. Qualification of the district students or programs for special support beyond the revenue limit. These funds are provided based on the number of qualifying students (for instance, over 30% of SJUSD students qualify for free or reduced lunches and other programs designed to serve low income students) or to support specific district programs (federal magnet programs, bilingual education etc.). Use of these funds is restricted to the specific purpose, program or students they are designed to serve. The district receives and accounts for about 150 separate federal, state and local categorical funding sources.

There are two types of funds in district and school budgets:

1. General purpose funds represent about 65% of SJUSD district funds and are apportioned to each district based on ADA and revenue limit. These funds may be used at the district’s discretion to meet the educational needs of students.  The majority of funds support teacher salaries and benefits.
2. Restricted state, federal and local funds represent about 35% of SJUSD funding. The majority of these funds, including Special Education, Gifted and Talented Education, Targeted Instructional Improvement, Transportation, Economic Impact Aid, and Bilingual Education, are spent at the school site and are aligned with site plans for student achievement.

How Are School District Budgets Determined?

School districts receive state, federal and local funding to educate all of the students within district attendance areas. Spending of these educational funds is largely governed by state and federal law and by contracts with employee groups. Within these constraints, however, thousands of decisions must be made about how funds can best be used to provide the highest standard of education to all students.

Policies Set by Board of Education

Budget decisions are made based on the policies set by the San Jose Unified School District Board of Education. Board members are community trustees, elected by the San Jose voters to represent their interests. The Board reviews the long-range and annual plans, including budgets, presented by the Superintendent of Schools and his staff. These plans and budgets are a roadmap for the coming year, setting priorities for spending based on Board policies and community input. Community opinion is sought at Board meetings and through advisory committees. The budget review process begins in March of each year.

Budget Advisory Committee

The budget Advisory Committee (BAC) advises the Superintendent regarding budget development for each fiscal year.  The Superintendent weighs the advice of the committee along with the priorities of the District Strategic Plan in preparing a final budget for recommendation to the Board of Education in June.
Meeting Schedule:  Meetings of the Budget Advisory Committee are open to the public and take place at 855 Lenzen Avenue.

Charge of the Committee: The committee is charged to
• Develop an understanding of the budget and financial issues.
• Develop recommendations for improving communication to enhance understanding of the district’s budget and financial condition.
• Develop recommendations on fiscal and program priorities that support the district’s strategic plan and a balanced budget.
• Review the district’s budget, share information with constituent groups, and generate recommendations for the Superintendent to consider in the budget development process.
• Contribute to and support a collaborative process.


Restrictions on District Spending

The following factors restrict local decisions on budgets:
1. State and federal laws, regulations and court decisions. At SJUSD, the Federal Court Order to Desegregate dictates many spending decisions.  Class-size reduction legislation made a sizeable impact on SJUSD spending.  Funding for special programs such as Special Education or Gifted and Talented Education has strict parameters for spending.
2. General statutes, regulations and court decisions which impact schools. Codes governing health and safety issues, building capacity and access, environmental issues and other regulations often have budget implications.
3. Contracts with employee groups. The largest single item in any school district budget is employee compensation, which is determined through negotiation with five employee groups: teachers, administrators, clerical staff, trades and members of AFSCME.


Does the Community Influence Spending Decisions?

Yes.  The community influences district spending decisions directly through the Board of Education and the Budget Advisory Committee.  Other advisory committees significantly influence priorities and budget decisions. A vital avenue for community input in school budgets is the School Site Council which makes decisions about non-mandated spending.

Are the district’s financial records audited?

Yes.  External auditors annually perform a thorough audit of the district’s financial statements to ensure that they accurately reflect the district’s true financial position.  Click here to view the most recent auditor’s reports.  Additionally, the internal audit director and her staff conduct ongoing reviews of processes and procedures to ensure efficiency as well as safeguarding of assets.  Any member of staff or the public may contact the Safety Line at 1-866-344-TELL if they wish to report suspected improper activities.


¿Cómo reciben fondos las escuelas de California?

Las escuelas públicas de California tienen cuatro fuentes principales de fondos:
El Fondo General del Distrito Unificado de San José recibe fondos de la siguiente manera:
1. El Límite de Ingresos, que es una combinación de los impuestos a la propiedad locales y del apoyo estatal, proporciona alrededor del 62% de los ingresos del Fondo General del Distrito. 
2. El gobierno estatal financia un 35% adicional de ingresos para la Reducción del Tamaño de las Clases, los Reembolsos de Costos Obligatorios, servicios de Transportación y varios fondos de subvención estatales identificados.  La lotería del Estado se incluye en esta cantidad. La lotería proporciona menos del 2% de todos los ingresos del Fondo General.
3. El gobierno federal proporciona cerca del 8% de fondos, primordialmente para la Ley Ningún Niño Se Quedará Atrás y para Educación Especial.
4. Otros pagos locales constituyen cerca del 5% del total, incluyendo fondos de subvención y donativos de fundaciones, negocios e individuos así como de actividades para recaudar fondos a nivel de escuela.


Ingresos por estudiante para el Distrito Unificado de San José:  Del 2000-01 al 2009-10 (fuente: Ed-Data)

El sitio en Internet de Ed-Data tiene información más detallada acerca de la financiación del Distrito Unificado de San José y los resultados financieros. Por favor visite www.ed-data.k12.ca.us y siga las indicaciones para ver dicha información.

Distrito en el Estado tiene una combinación diferente de fuentes de recursos financieros federales, estatales y locales. La cantidad se basa en:

1. Promedio de Asistencia Diaria (ADA, par sus siglas en inglés): La cantidad promedio de estudiantes que asisten a la escuela durante el año escolar designado.
2. El nivel de financiación que se permite en cada distrito: El límite de ingresos, como lo determina la legislación en un cálculo que se basa en estadísticas del 1972, con ajustes de inflación. El límite de ingresos varía de distrito a distrito.
3. Elegibilidad de los estudiantes o programas del distrito para recibir apoyo especial más allá del límite de ingresos.  Estos fondos se proporcionan con base en el número de estudiantes elegibles (por ejemplo, más del 30% de los estudiantes del SJUSD son elegibles para recibir almuerzos gratis o con descuento y también son elegibles para participar en otros programas designados para dar servicio a estudiantes de bajos ingresos) o para apoyar programas específicos del Distrito (programas imán federales, educación bilingüe, etc.). El uso de estos fondos se restringe al objetivo específico, al programa o a los estudiantes que se les ha designado a servir.  El Distrito recibe y debe responder por 150 fuentes separadas de financiación fondo restringido, federal, estatal y local aproximadamente.

Existen dos tipos de fondos en los presupuestos del distrito y de la escuela:

1. Los fondos de propósitos generales representan aproximadamente el 65% de los fondos del SJUSD y se destinan a cada distrito con base en el Promedio de Asistencia Diaria (ADA) y en el límite de ingresos. Estos fondos se pueden usar de acuerdo al criterio de cada distrito para satisfacer las necesidades educativas de los estudiantes.  La mayoría de los fondos apoyan los salarios y prestaciones de los maestros.
2. Los fondos restringidos estatales, federales y locales representan aproximadamente el 35% de los fondos del SJUSD.  La mayoría de estos fondos, incluyendo Educación Especial, Educación para Dotados y Talentosos, Mejoramiento de la Instrucción Identificada, Transportación, Ayuda Compenstoria (para servicios educacionales para niños aprendices del inglés y niños en desventaja económica), y Educación Bilingüe, se gastan en el plantel escolar y se alinean con los planes de las escuelas para el logro estudiantil.

¿Cómo se determinan los presupuestos de los distritos escolares?

Los distritos escolares reciben fondos estatales, federales y locales con el fin de educar a todos los estudiantes dentro de las áreas de asistencia del distrito. El uso de estos fondos educativos los gobiernan en gran parte la ley estatal y federal y los contratos con grupos de empleados.  Sin embargo, tomando en cuenta estas restricciones, se deben tomar miles de decisiones acerca de la mejor manera en la que se pueden usar los fondos con el fin de proporcionar las normas más altas de educación para todos los estudiantes.
Normas establecidas por la Mesa Directiva
Las decisiones del presupuesto se toman con base en las normas que establece la Mesa Directiva del Distrito Escolar Unificado de San José.  Los miembros de la Mesa Directiva son fiduciarios de la comunidad, elegidos por los votantes de San José para que representen sus intereses.  La Mesa Directiva revisa los planes anuales y a largo plazo, incluyendo presupuestos, que les presentan el Superintendente de Escuelas y su personal.  Estos planes y presupuestos son una guía para el año siguiente, al momento de establecer prioridades para gastos que se basan en las normas de la Mesa Directiva e ideas y sugerencias de la comunidad.  La opinión de la comunidad se busca en las juntas de la Mesa Directiva y a través de comités de asesoría.  El proceso de revisión del presupuesto empieza en marzo de cada año.

Comité de Asesoría Presupuestal

El Comité de Asesoría Presupuestal (BAC por sus siglas en inglés) aconseja al Superintendente con respecto al desarrollo del presupuesto para cada año fiscal.  El Superintendente sopesa las recomendaciones del comité junto con las prioridades del Plan Estratégico Distrital para preparar un presupuesto final que se presentará a manera de recomendación ante la Mesa Directiva en junio.
Horario de las juntas:  Las juntas del Comité de Asesoría Presupuestal están abiertas para el público en general y toman lugar en il domicilio 855 Lenzen Avenue.

Responsabilidades del Comité: El comité se encarga de
• Desarrollar un entenimiento del presupuesto y de los asuntos financieros.
• Desarrollar las recomendaciones para mejorar la comunicación con el fin de incrementar la comprensión del presupuesto del Distrito y de su condición financiera.
• Desarrollar recomendaciones acerca de las prioridades fiscales y de programa que apoyen el Plan Estratégico Distrital y de un presupuesto bien equilibrado.
• Revisar el presupuesto del Distrito, compartir información con las partes constituyentes y generar recomendaciones para que el Superintendente las considere en el proceso de desarrollo del presupuesto.
• Contribuir y apoyar un proceso de colaboración.


Restricciones en los gastos del Distrito

Los siguientes factores restringen las decisiones locales con respecto a los presupuestos:
1. Leyes estatales y federales, reglamentos y decisiones de tribunales.  En el SJUSD, la Orden del Tribunal Federal para integrar a los estudiantes dicta muchas de las decisiones de gastos.  La legislación de reducción del tamaño de las clases produjo un impacto considerable en los gastos del SJUSD.  La financiación de programas especiales tales como Educación Especial y Educación para Dotados y Talentosos tiene parámetros estrictos para realizar gastos.
2. Los estatutos generales, los reglamentos y las decisiones de los tribunales que producen impacto en las escuelas.  Los códigos que gobiernan asuntos de salud y seguridad, cupo y acceso de las instalaciones, los asuntos del medio ambiente y otras normas con frecuencia tienen repercuciones en el presupuesto.
3. Contratos con grupos de empleados.  El elemento más grande en cualquier distrito escolar es la compensación de los empleados, que se determina a través de negociaciones con cinco grupos de empleados: maestros, administradores, oficinistas, sindicatos y miembros de AFSCME.

¿Ejerce influencia la comunidad sobre las decisiones de gastos?

La comunidad sí ejerce influencia en las decisiones de gastos del Distrito directamente a través de la Mesa Directiva y el Comité de Asesoría Presupuestal.  Otros comités de asesoría ejercen influencia sobre las prioridades y decisiones presupuestales significativamente.  Una vía esencial para las ideas y sugerencias de la comunidad acerca de los presupuestos escolares es el Concilio Escolar que toma decisiones con respecto a gastos no obligatorios.

¿Se les hace una auditoría a los expedientes financieros del Distrito?

Sí. Auditores externos realizan anualmente una auditoría exhaustiva de las declaraciones financieras del Distrito con el fin de garantizar que reflejen fielmente la posición financiera verdadera del Distrito.  Por favor haga clic aquí para ver los informes más recientes de las auditorías. Además, la Directora de auditoría interna y su personal llevan a cabo revisiones continuas de los procesos y procedimientos con el fin de garantizar eficiencia así como la salvaguardia de los activos.Cualquier integrante del personal o del público en general puede comunicarse con la Línea de Seguridad al 1-866-344-TELL si desea informar que sospecha de actividades deshonestas o incorrectas.